Belajar Microsoft Word 2003 bag 2

Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen

Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:

1. Klik menu File > New sehingga muncul jendela Task Pane yang menampilkan bagian New Document.
2. Setelah itu, pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)
   

Di dalam Tool Bar juga terdapat tombol New Blank Document (Gambar 1) yang befungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela Task Pane.

Gambar 1. Tombol New Blank Document di Tool Bar

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan menggunakan perintah File > Page Setup sehingga muncul kotak dialog Page Setup (Gambar 2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

gambar 2. Kotak dialog Page Setup

• Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6 menunjukkan margin halaman.
• Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih spsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

Gambar 3. Margin halaman

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi. Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu Tools > Options sehingga muncul kotak dialog Options (Gambar 4). Pilih tab General. Pada bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.

Gambar 4. kotak dialog Options

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:

• Klik menu File > Save atau File > Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar5).

Gambar 5. Kotak dialog Save As

• Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

- Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.

- File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
- Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.
- Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu File > Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik File > Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru.
Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 6 akan muncul.

Gambar 6. Kotak konfirmasi penyimpanan

• Replace exiting file : menimpa file yang sudah ada dengan dokumen baru.
• Save change with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.
• Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukankedalam file yang sudah ada.
  

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:

• Klik menu File > Close.
• Klik tombol Close Window yang terdapat di dalam Title Bar.
  

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

• Klik menu File > Open.
• Klik tombol Open yang terdapat di dalam Tool Bar.
  

Sehingga muncul kotak dialog open (Gambar 7), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

Gambar 7. Kotak dialog Open